Training Need Analysis brengt opleidingsbehoeften in kaart

Global Services Training Need Analysis brengt opleidingsbehoeften in kaart

De voorbije 20 jaar specialiseerde GS Training & Knowledge Management zich in het begeleiden van eindgebruikers tijdens SAP-implementaties. We werkten hiervoor een eigen methodologie uit, zowel voor wat betreft de trainingen en de aanmaak van documentatie als voor de projectbegeleiding.

Veel bedrijven huren externe consultants in om hun IT-projecten te begeleiden. Wij leveren de expertise voor het vervolgtraject: de opleiding en de begeleiding van de eindgebruikers.

De eerste stap bij het opstarten van een nieuw project is de TNA of de Training Need Analysis. Deze analyse brengt de opleidingsbehoeften in kaart. Het resultaat van deze analyse is een gedetailleerd rapport met daarin de cursuscatalogus, wie wat moet kennen, de timing en het budget.

De Training Need Analysis brengt binnen het bedrijf, per functie, de taken in kaart die moeten kunnen uitgevoerd worden bij de opstart van het nieuwe ERP-pakket.

De TNA wordt uitgevoerd door onze senior trainers in 12 stappen, op basis van de bestaande blueprints en interviews met key users.

In de eerste fase wordt de cursuscatalogus samengesteld.

1

De eerste stap is de belangrijkste en neemt de meeste tijd in beslag. Hier worden immers de bedrijfsprocessen stap voor stap geanalyseerd en uitgetekend.

2

Deze proces flows worden steeds doorgesproken met de key users van de betrokken afdelingen en ze resulteren in een lijst met kennisdoelen (stap 2).

Een kennisdoel bestaat uit een taak, gekoppeld aan een rol, bv. ‘invoeren factuur’ is een kennisdoel voor de afdeling Boekhouding.

In de 3de stap wordt de I KnoW-analyse uitgevoerd. Deze analyse gaat uit van het principe dat niet alle taken moeten getraind worden, maar soms enkel moeten gedocumenteerd worden en beschikbaar moeten zijn op het moment dat de taak wordt uitgevoerd.

  • I staat voor Informatie, en wordt niet opgenomen in de training. Deze taken worden gedocumenteerd, en worden beschikbaar gesteld aan de gebruikers via intranet, Sharepoint, een knowledge management tool zoals TTKF…
  • K staat voor Kennis en zijn de kerntaken van de gebruiker, deze moeten dus getraind en ingeoefend worden.
  • W staat voor Wijsheid, en gaat nog een stapje verder dan Kennis, want deze kennis wordt aangevuld met ervaring.

In de volgende stap wordt er een afweging gemaakt over de te volgen leermethode (stap 4).

Zo kan er bv. bepaald worden of het voor een bepaalde groep aangewezen is om enkel via e-learning te werken, of dat een klassieke klassikale training vereist is.

Alle taken die door een doelgroep moeten gekend zijn, worden verzameld in trainingsmodules. Zo ontstaat een eerste draft versie van de trainingscataloog.

3

Door per cursus de taken te koppelen aan de procesbeschrijving, de master data, demo en oefeningen krijgen de cursussen inhoud. Op het einde van de eerste fase wordt zo de cursuscatalogus opgebouwd.

De klant krijgt dit document met een overzicht van de te geven cursussen + de inhoud per cursus.

Fase 2 gebruikt de cursuscatalogus om tot een timing en budget te komen.

In de 6 volgende stappen wordt de duur van elke cursus bepaald (stap 7), de koppeling tussen cursusmodule en rol uitgetekend (stap 8), de koppeling tussen rol en functie binnen het bedrijf in kaart gebracht (stap 9), en de namen per functie aan de cursussen gelinkt (stap 10).

Zo kan op het einde van fase 2 per persoon, per afdeling, per productieploeg, per … de tijdsbesteding bepaald worden voor het volgen van de verschillende trainingen.

Al deze gegevens worden gebundeld in een trainingsplan en budget. Dit document, het TNA-rapport, helpt onze klant bij de beslissing of ze de training intern kunnen organiseren met hulp van hun key users, of dat ze de hulp van een externe firma nodig hebben.

In dit laatste geval is GS Training & Knowledge Management natuurlijk de ideale partner! Contacteer ons!


Back to all newsitems